معرفی بهترین نرم‌ افزار مدیریت دورکاری

با ظهور فعالیت های دورکاری، کسب‌وکارها به دنبال راهکارهای موثر برای مدیریت تیم‌های پراکنده می‌گردند. نرم‌ افزار مدیریت دورکاری به عنوان یک ابزار حیاتی ظاهر شده‌ است که ویژگی‌هایی همچون پیگیری وظایف، پلتفرم‌های همکاری و ابزارهای ارتباطی مناسب برای تیم‌های دورکاری ارائه می‌دهد. در این مقاله، ما مفهوم دورکاری را تعریف می کنیم و سپس با بررسی اهمیت استفاده از نرم افزارهای دورکاری، بهترین نرم‌ افزار های مدیریت دورکاری  را معرفی می کنیم.

تعریف دورکاری (Remote Working)

• دورکاری، به عنوان  Remote Working یا Telecommuting شناخته می‌شود.
• یک ترتیب کاری مدرن است که در آن افراد وظایف و مسئولیت‌های شغلی خود را از مکانی خارج از محیط دفتر سنتی انجام می‌دهند. این ترتیب بر ابزارهای ارتباطی دیجیتال، اتصال به اینترنت و پلتفرم‌های همکاری مجازی تکیه دارد تا تعامل کارآمد با همکاران، مدیران و وظایف را تسهیل کند.
• دورکاری امکاناتی در زمینه‌ی ساعت کاری و مکان را ارائه می‌دهد، که کارمندان را قادر می‌سازد تا تعادل بهتری بین زندگی شخصی و حرفه‌ای خود برقرار کنند و اغلب منجر به افزایش بهره‌وری و رضایت شغلی می‌شود.

نرم‌ افزار مدیریت دورکاری چیست؟

نرم‌ افزار مدیریت دورکاری یک راه‌حل دیجیتال جامع است که برای تسهیل سازماندهی، هماهنگی و نظارت بر تیم‌ها و پروژه‌های از راه دور طراحی شده است. این نوع نرم‌افزار ابزارهای مختلفی برای تخصیص وظایف، پیگیری پروژه، ارتباط و همکاری را در یک پلتفرم متمرکز فراهم می‌کند. نرم افزارهای ایرانی و خارجی زیادی برای مدیریت تیم های دورکاری وجود دارد که ما در انتها چند مورد از آنها را از جمله: دوایتیفای (Doitify)، ترلو (Trello)، آسانا (Asana) و... را مورد بررسی قرار می دهیم.

این نرم‌افزار به مدیران در نظارت مؤثر بر پیشرفت تیم، تخصیص وظایف، تعیین مهلت‌ها و اطمینان از ارتباط کارآمد میان اعضای تیم از راه دور کمک می‌کند. با ارائه بینش‌های به موقع، تجسم داده و جریان کارهای ساده‌تر، نرم‌ افزار مدیریت دورکاری به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا بهره‌وری و شفافیت را در محیط کار از راه دور حفظ کنند.

اهمیت استفاده از نرم افزار های دورکاری

 استفاده از یک نرم‌ افزار برای دورکاری و مدیریت تیم از اهمیت فراوانی برخوردار است. این اقدام نه تنها فاصله‌ی فیزیکی بین تیم‌های از راه دور را کاهش می‌دهد، بلکه همکاری، ارتباط و بهره‌وری را ارتقاء می‌بخشد.

نرم‌افزارهای مختلفی وجود دارد که مدیریت یکپارچه پروژه، ویرایش به موقع اسناد، کنفرانس‌های تصویری و تخصیص بهره‌وری اثربخش را فراهم می‌کنند. این ابزارها به کارکنان از راه دور امکان می‌دهند تا سازمان‌دهی مناسبی داشته باشند، به طور موثر با همکاران در ارتباط باشند و مهلت‌ها را رعایت کنند، در حالی که با وجود پراکندگی جغرافیایی، حس وحدت را تقویت می‌کند. در نهایت، نرم‌افزارهای مناسب جریان کار را ساده‌تر می‌کنند و تضمین می‌کنند که کار از راه دور همچنان کارآمد، یکپارچه و به نتایج معناداری منجر شود.

بهترین نرم‌ افزار های مدیریت دورکاری

در زیر بازنگری از بهترین نرم‌ افزار های مدیریت دورکاری کاربردی را مشاهده می‌کنید:

دوایتیفای (Doitify)

دوایتیفای یک پلتفرم آنلاین برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها است که به کاربرانش امکان می‌دهد وظایف خود را برنامه‌ریزی کنند، تاریخ بندی کنند و پیگیری کنند. این پلتفرم قابلیت‌هایی مانند ایجاد لیست وظایف، تعیین مهلت‌ها، شخصی‌سازی برای تنظیمات و غیره را فراهم می‌کند؛ دوایتیفای یک نرم افزار ایرانی است که در بازار جهانی رقابت می کند.

مزایا و امکانات

• قیمت گذاری: قیمت های منصفانه و ایجاد درگاه ریالی و دلاری
• کیفیت جهانی: رقابت با بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه خارجی
• پلن رایگان: تمامی امکانات این نرم افزار رایگان است؛ فقط برای دسترسی به حجم فراتر از 5 مگابایت و تعداد اعضای بیش از 5 نفر نیاز به پرداخت هزینه است.
• مدیریت تیم های دورکار: قابلیت ارتباط و کنترل عملکرد کارمندان
• سیستم های مدیریت متفاوت مثل اجایل، اسکرام و…
• نمایش و ذخیره زمان های آنلاین بودن کارمندان
• امکان اشتراک گذاری صفحه نمایش کارمندان در حال کار برای ادمین ها
• گزارش کار روزانه کارمندان جهت کنترل بهتر تیم و پروژه
• نمایش عملکرد کاربران در بازه های زمانی خاص
• ایجاد ساب تسک های پیشرفته (امکانات زیادی در این بخش است که بهتر است خودتان در پنل ببینید)
• قابلیت در نظر گرفتن زمان شروع و پایان ساب تسک ها که جمع آنها زمان شروع و پایان تسک و در نهایت پروژه را مشخص می کنند.
• در نظر گرفتن مدیر کنترل کیفیت برای ساب تسک ها در راستای تحقق اهداف پروژه
• قابلیت گفتگو اختصاصی برای هر ساب تسک
• مانور روی عملکرد کاربر: در نظر گرفتن نقش و قوانین برای کاربر
• ایجاد چک لیست برای هر تسک و ساب تسک
• تنظیم وضعیت برای هر ساب تسک مثل تاریخ گذشته، در حال انجام، برگشت خورده و کامل شده
• قابلیت برون بری و درون ریزی ساب تسک ها در راستای تعریف ساده روند و کارهای مشابه
• گانت چارت و تقویم در ورژن رایگان
• پشتیبانی از زبان های راست چین که در پنل قابل تنظیم است با فونت مناسب
• آپدیت های منظم که در هر ورژن قابلیت های جدید اضافه می شود
• و …

معایب

استفاده از سایت Doitify همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

• محدودیت‌های نسخه رایگان: با اینکه دوایتیفای تمام امکاناتش را رایگان کرده است اما محدودیت تعداد اعضا و فضای ذخیره سازی دارد. اگر بخواهید بیشتر از 5 عضو به بورد اضافه کنید و یا فضای ذخیره سازی بیشتر از 5 مگابات داشته باشید باید بورد را ارتقا دهید.
• نیاز به اتصال به اینترنت: Doitify یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.

ترلو (Trello)

ترلو یکی از پلتفرم‌های مدیریت پروژه و وظایف است که برای کاربرانش امکانات مناسبی را فراهم می‌کند.

مزایا و امکانات

• سازماندهی بهتر وظایف: با استفاده از Trello می‌توانید وظایف خود را به شکل ساده و قابل فهمی مدیریت کنید و به طور کلی بهتر به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود بپردازید.
• تعیین مهلت‌های زمانی: با Trello می‌توانید برای هر وظیفه مهلت زمانی تعیین کنید و یادآوری‌های دوره‌ای دریافت کنید تا به موقع به انجام وظایف بپردازید.
• پیگیری پیشرفت کار: با Trello می‌توانید به راحتی پیشرفت کار خود و دیگران را پیگیری کنید و از وضعیت پروژه‌های خود آگاهی داشته باشید.
• به اشتراک گذاری وظایف: با Trello می‌توانید به راحتی وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظارتی بر پیشرفت کار دیگران داشته باشید.
• تیم‌ورکینگ: با Trello می‌توانید با اعضای تیم خود هماهنگی و پیگیری کار را به صورت بهتری انجام دهید و از جریان کاری تیم خود آگاهی داشته باشید.

معایب

استفاده از Trello همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

• محدودیت‌های نسخه رایگان: نسخه رایگان Trello تعداد وظایف و پروژه‌های محدودی را برای کاربران فراهم می‌کند و برخی از قابلیت‌های مهم را نیز دارا نیست. برای دسترسی به تمامی قابلیت‌ها، کاربران باید به نسخه پولی این پلتفرم اشتراک بگیرند.
• پشتیبانی محدود از زبان‌های غیرانگلیسی: Trello به خوبی از زبان انگلیسی پشتیبانی می‌کند، اما پشتیبانی از زبان‌های دیگر محدود است و این ممکن است برای کاربرانی که به زبان انگلیسی آشنایی کافی ندارند، مشکل ساز باشد.
• نیاز به اتصال به اینترنت: Trello یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.
• تنظیمات پیشرفته: Trello برای استفاده بهینه از آن، نیاز به تنظیمات و تعیین ویژگی‌های مختلفی مانند سطح دسترسی، مهلت زمانی و غیره دارید. این می‌تواند برای برخی کاربران ممکن است زمان‌بر و پیچیده باشد.
• نبود تقویم، گانت چارت، جدول و نقشه در ورژن رایگان

آسانا (Asana)

آسانا یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین است که شامل ویژگی‌هایی مانند تقسیم بندی وظایف، تقویم پروژه، گزارش‌دهی، و تبادل فایل است. همچنین، Asana توانایی ادغام با بسیاری از ابزارهای دیگر را داراست.

مزایا و امکانات

Asana یکی از پرکاربردترین پلتفرم‌های مدیریت پروژه و وظایف است که برای کاربرانش امکانات و مزایای زیر را فراهم می‌کند:

• سازماندهی بهتر وظایف: با استفاده از Asana می‌توانید وظایف خود را به شکل سازمان‌یافته‌تری مدیریت کنید و به طور کلی بهتر به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود بپردازید.
• تعیین مهلت‌های زمانی: با Asana می‌توانید برای هر وظیفه مهلت زمانی تعیین کنید و یادآوری‌های دوره‌ای دریافت کنید تا به موقع به انجام وظایف بپردازید.
• پیگیری پیشرفت کار: با Asana می‌توانید به راحتی پیشرفت کار خود و دیگران را پیگیری کنید و از وضعیت پروژه‌های خود آگاهی داشته باشید.
• به اشتراک گذاری وظایف: با Asana می‌توانید به راحتی وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظارتی بر پیشرفت کار دیگران داشته باشید.
• تیم‌ورکینگ: با Asana می‌توانید با اعضای تیم خود هماهنگی و پیگیری کار را به صورت بهتری انجام دهید و از جریان کاری تیم خود آگاهی داشته باشید.

معایب

استفاده از Asana همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:

• پیچیدگی بعضی از قابلیت‌ها: Asana دارای قابلیت‌های زیادی است که برخی از آنها ممکن است برای برخی کاربران پیچیده باشد و نیاز به زمان و تلاش بیشتری برای یادگیری داشته باشد.
• محدودیت‌های نسخه رایگان: نسخه رایگان Asana تعداد وظایف و پروژه‌های محدودی را برای کاربران فراهم می‌کند و برخی از قابلیت‌های مهم را نیز دارا نیست. برای دسترسی به تمامی قابلیت‌ها، کاربران باید به نسخه پولی این پلتفرم اشتراک بگیرند.
• پشتیبانی محدود از زبان‌های غیرانگلیسی: Asana به خوبی از زبان انگلیسی پشتیبانی می‌کند، اما پشتیبانی از زبان‌های دیگر محدود است و این ممکن است برای کاربرانی که به زبان انگلیسی آشنایی کافی ندارند، مشکل ساز باشد.
• پرداخت ماهیانه: برای دسترسی به تمامی قابلیت‌های Asana، کاربران باید هزینه‌ای را به صورت ماهانه بپردازند. این مسئله برای برخی کاربران ممکن است جزء معایب این پلتفرم باشد.

جیرا (Jira)

جیرا برای تیم‌های توسعه‌دهنده نرم‌افزار طراحی شده است و ویژگی‌هایی مانند مدیریت رویه‌های Agile، پیگیری باگ‌ها، و گزارش‌دهی را ارائه می‌دهد. Jira همچنین توانایی ادغام با ابزارهای دیگر مانند Confluence و Bitbucket را داراست. جیرا یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب است.

مزایا و امکانات

Jira برای کاربرانش امکانات و مزایای زیر را فراهم می‌کند:

• مدیریت وظایف: با استفاده از Jira، می‌توانید به راحتی کارت‌های وظیفه‌ای را برای پروژه خود ایجاد کنید، به آن‌ها تخصیص دهید و پیشرفت کار را پیگیری کنید.
• مدیریت پروژه: با Jira، می‌توانید به راحتی پروژه‌ی خود را مدیریت کنید و به ترتیب اولویت‌ها و دستور کارها پیش بروید.
• مدیریت منابع: Jira به شما امکان مدیریت تیم، نیازمندی‌ها، برنامه‌ها و اجزای دیگر پروژه‌ی خود را می‌دهد تا به بهترین شکل از منابع خود استفاده کنید.
• همکاری و اشتراک گذاری: Jira به شما امکان همکاری و اشتراک‌گذاری با اعضای تیم را می‌دهد و به راحتی می‌توانید دسترسی مشترک به فایل‌ها و اطلاعات مختلف را فراهم کنید.
• ردیابی پروژه: Jira به شما امکان ردیابی پروژه را با استفاده از گزارش‌ها و نمودارهای مختلف می‌دهد.
• سفارشی‌سازی: Jira به شما امکان سفارشی‌سازی بسیاری از تنظیمات وظایف و ظاهر رابط کاربری را می‌دهد تا به آنها اجازه دهد تا نرم‌افزار را با توجه به نیازهای خود تنظیم کنند.

معایب

استفاده از Jira در مدیریت پروژه‌ها به دلایل زیر ممکن است با معایبی همراه باشد:

• پیچیدگی: Jira یک نرم‌افزار پیچیده است و برای استفاده از آن، کاربران نیاز به آموزش دارند. برای برخی کاربران، فرآیند آموزش و استفاده از Jira ممکن است زمان‌بر و سخت باشد.
• هزینه: استفاده از Jira هزینه‌بر است و برای کاربرانی که به دنبال یک راه حل ارزان و ساده برای مدیریت پروژه‌های خود هستند، می‌تواند هزینه زیادی باشد.
• نیاز به نصب و پیکربندی: برای استفاده از Jira، نیاز به نصب و پیکربندی در سرورهای محلی یا سرویس‌های ابری وجود دارد. این موضوع ممکن است برای برخی کاربران، ازجمله کاربرانی که به دنبال راه‌حل‌های ساده و فوری هستند، مشکل باشد.

سخن پایانی

امروزه نرم‌ افزار مدیریت دورکاری با قابلیت‌های چندگانه‌اش شامل واگذاری وظایف، پیگیری پیشرفت به موقع، همکاری تیمی و ارتباط کارآمد در مسیر مدیریت دورکاری به عنوان یک دارایی برای کسب‌وکارهای مدرن ظاهر شده است که به هیچ عنوان نمی‌توان آن را نادیده گرفت.  

این نرم‌افزار به مدیران اجازه می‌دهد تا بهره‌وری را حفظ کنند، مطمئن شوند که مهلت‌های پروژه رعایت می‌شوند و محیط کاری هماهنگی را بین تیم‌های دورکار تربیت کنند. با متمرکز کردن توابع حیاتی، ارائه داده‌های روشنگر و ترویج شفافیت، نرم‌ افزار مدیریت دورکاری فرآیندهای دورکاری را بهینه می‌کند که منجر به افزایش بهره‌وری، جریان کاری ساده‌تر و نتایج پروژه موفق می‌شود.